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AUTOMATISEZ LA GESTION DES CONGÉS ET ABSENCES

Illustration gestion congés absences

GAGNEZ DU TEMPS AVEC UN LOGICIEL DE GESTION DES CONGÉS ET ABSENCES

Tim en vacances, gestion congés absences

NET’ABSENCE gère tous les types de congés et absences de vos collaborateurs, de leur saisie à leur passage en paie. Il permet à chacun d’effectuer une demande d’absence ou de déclarer une absence.

Il centralise l’administration des données, fluidifie les échanges et donne une vue d’ensemble du planning des présences par filiale, par équipe …, quelle que soit la taille de votre organisation, qu’elle soit publique ou privée..

 Avec NET’ABSENCE vous rendez vos collaborateurs autonomes pour poser leurs congés et suivre le solde du « reste à prendre ». Et dans le même temps, vous déchargez vos services RH des tâches répétitives induites par la gestion administrative des absences.

SIMPLIFIEZ LA SAISIE ET LA GESTION DES CONGÉS

Simplifiez tout le processus et diminuez visiblement les temps de traitement des congés & absences par le service RH !

Quelques clics suffisent

Facilitez la pose des congés de vos collaborateurs avec un logiciel simple, ergonomique, web et responsive, disponible à tout moment.
Qu’ils soient en CDD, CDI, stage … inutile qu’ils remplissent un formulaire qu’il leur faudra ensuite envoyer par email voire imprimer et déposer dans une bannette ! Dématérialisez leurs demandes et informez-les en temps réel de leur acceptation ou refus ainsi que de leur solde de congés.

Donnez aux managers la main sur la validation des congés de leurs équipes et sur le pilotage de leur planning d’activité.

Finies les tâches chronophages

Allégez la gestion des absences et congés pour le service RH qui centralise toutes les demandes et n’a plus besoin de les ressaisir. Finies les données à recopier ou à recalculer, il ne leur reste plus qu’à se consacrer à la supervision du processus, au transfert des données en paie, à l’analyse des indicateurs de performance (taux d’absentéisme, rotation des équipes, soldes de congés …) et au respect des contraintes légales (nombre de jours travaillés, prise des congés …).

Chrono-animation

Temps de traitement

divisé par

2

ABSENCES ET CONGÉS, UN ESPACE DE GESTION POUR CHACUN

ESPACE RH

Etablissez des workflows de validation conformes aux usages de l’entreprise

Contrôlez la répartition du personnel notamment en période de sous-effectif (période estivale par exemple)

Répondez aux obligations légales en prouvant que les congés sont pris dans les règles de l’art

Suivez les déclarations d’absence et demandez les justificatifs nécessaires

Consolidez les chiffres et analysez les taux d’absentéisme

ESPACE MANAGER

Acceptez ou refusez les demandes de vos équipes

Enregistrez des absences pour vos collaborateurs

Déclarez l’absence imprévue d’un employé

Visualisez l’historique des absences

Ayez une vision consolidée du planning de vos équipes

ESPACE COLLABORATEUR

Posez vos congés et vos RTT en toute autonomie

Suivez leur statut (en attente, accordée, refusée)

Prenez connaissance des motifs de refus et des jours imposés

Visualisez le solde prévisionnel de vos congés

Affichez le planning des absences de votre service

FONCTIONNEMENT DU LOGICIEL DE GESTION DES CONGÉS ET ABSENCES

Illustration gestion congés absences

Saisie des demandes d’absences : sur tablette et smartphone, saisie par un N+1 pour le compte d’une tierce personne ; nom du demandeur, dates, type d’absence (congés, RTT, récupération, maladie …)

Validation hiérarchique : circuit à plusieurs niveaux ; accord, refus et motif

Déclaration d’absence : pour soi-même ou pour le compte de, demande de justificatifs et relances éventuelles

Mise à jour en temps réel du planning des absences ; prise en compte des collaborateurs à temps partiel

Calcul automatique : nombre de jours travaillés, nombre de tickets restaurant...

Transfert en paie sans ressaisie

ÉVITEZ LES ERREURS ET LES RUPTURES D’ACTIVITÉ

A chaque nouvelle absence d’un collaborateur, NET’ABSENCE effectue automatiquement la mise à jour du planning des absences ainsi que le calcul prévisionnel des soldes de congés et des titres restaurants, qui sera ensuite actualisé par les soldes réels calculés en paie.

Le logiciel assure par ailleurs à l’entreprise la maîtrise de son taux d’absentéisme et par conséquent une gestion optimum de son activité. En effet, en cas de sous-effectif dans un service, le manager et la direction sont informés immédiatement et peuvent prendre des mesures évitant une situation critique telle que l’arrêt d’une chaîne de production ou l’indisponibilité d’un service hotline par exemple.

Illustration évitez les erreurs liées à la gestion congés absences

RESPECTEZ LES OBLIGATIONS LÉGALES

NET’ABSENCE permet de contrôler et de prouver que les règles en matière de congés sont respectées et appliquées (fractionnement, forfait jours …). Rappelons qu’en cas de non-respect des obligations prévues par l’article R. 3143-1 du code du travail, l’employeur est passible d’une amende de 1500€ par employé.

Pénalité encourue :

0

Par employé

logo nos up blanc

Gérez tous les types d’absences (RTT, congés, maladie, récupération …)

Facilitez le processus de demandes de congés pour vos collaborateurs (application web disponible h24)

Automatisez la mise à jour du planning des absences

Optimisez l’efficacité de votre service RH en divisant par 2 le temps de traitement des congés

Respectez les obligations légales

Anticipez les baisses d’activité en organisant un roulement des présences

Bénéficiez d’indicateurs clés (motifs d’absences les plus fréquents, nombre de jours travaillés par employé, par centre de coût, temps moyen des arrêts maladie …)

Maîtrisez votre taux d’absentéisme

Evitez les provisions trop importantes liées aux congés acquis non pris

Automatisez le transfert des congés en paie

Dématérialisez votre processus de gestion des congés et absences

UP’RH, UNE APPLICATION WEB, RESPONSIVE, MOBILE, ET RGPD

portail rh full web

FULL WEB

portail rh responsive

RESPONSIVE

portail rh mobile

MOBILE

portail rh saas

HÉBERGÉ

portail rh rgpd

RGPD

Full web et responsive, UP’RH est disponible 24h sur 24 et accessible depuis n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone connecté à Internet. Il peut être installé chez vous ou hébergé sur les infrastructures de nos partenaires Claranet et Sewan. Ce mode décharge l’entreprise des contraintes informatiques matérielles, d’installation et de montées de version et permet au service RH de se consacrer uniquement à son activité métier.

En adoptant UP’RH vous bénéficiez aussi d’une solution full RGPD Privacy by Design, qui prend en compte la protection des données personnelles dès la conception d’une nouvelle fonctionnalité ou d’un nouveau module.

Comment dématérialiser la gestion des absences et des congés ?

  • Tout salarié, d’une entreprise publique comme privée, a droit à des congés payés et ce, quelque soit sa catégorie professionnelle, son type de contrat (CDI, CDD, alternance …) et sa durée de travail (temps plein ou partiel).
  • Le calcul du nombre de jours de congés payés octroyés à chaque collaborateur peut s’effectuer en jours ouvrables ou en jours ouvrés. La loi impose un minimum de 5 semaines de congés payés par an dès lors que le salarié a travaillé une année complète, soit 30 jours ouvrables, ou encore 2,5 jours par mois travaillé. La période prise en compte par défaut (sauf accord d’entreprise ou convention collective) pour le calcul des congés s’étend du 1er juin au 31 mai de l’année suivante.
  • Si la prise des congés payés peut s’effectuer tout au long de l’année, c’est tout de même l’entreprise qui fixe les règles et qui accorde, ou non, les demandes de congés. Elle peut également fixer une période obligatoire de prise de congés.

Avant de déployer une solution de gestion des congés et absences, il faut définir les circuits de validation et les règles de gestion à mettre en place. En fonction du service du collaborateur, de son emploi, ou de tout autre critère il s’agit de déterminer les droits, obligations, interdictions en matière de pose des congés, et de choisir qui valide les demandes (supérieur hiérarchique N, directeur de site, N+2 …).

De façon générale, il faut :

  • automatiser la récupération des soldes de congés payés et RTT provenant du logiciel de paie
  • définir les blocages à mettre en place (par exemple empêcher la prise d’une semaine de RTT)
  • paramétrer un circuit d’approbation général
  • étudier les cas particuliers et déterminer un circuit de validation en cas d’absence d’un ou plusieurs valideurs (par la validation automatique d’un niveau par exemple)

Il existe plusieurs motifs d’absences et de congés :

  • Les congés payés, dont le nombre est fixé à 5 semaines minimum par an, à condition que le collaborateur ait travaillé une année entière au cours de la période de référence (par défaut du 1er juin N au 31 mai N+1).
  • Les RTT (Réduction du Temps de Travail) : ce dispositif est destiné à compenser les heures travaillées au-delà des 35 heures réglementaires hebdomadaires fixées par la loi, en attribuant des demies journées ou des journées de repos. Le nombre de RTT est fixé par accord d’entreprise.
  • Les congés exceptionnels (PACS, mariage, naissance, décès…) : il existe, sur justification, des autorisations d'absences exceptionnelles pour certains événements familiaux. Ces congés sont pris au moment des événements en cause et leur nombre varie en fonction de l’événement.
  • Le congé sans solde : il s’agit un congé pour convenance personnelle. Le salarié est libre de l’utiliser à des fins personnelles ou professionnelles et l’employeur est libre quant à lui de l’accepter ou de le refuser. Il ne requiert aucune condition d’ancienneté et ne donne pas droit à maintien de la rémunération.
  • Les autres congés : le congé paternité, maternité, d’adoption, sabbatique, de formation, parental d’éducation, de solidarité familiale, de proche aidant, pour création d’entreprise …
  • L’absence pour maladie ou accident de travail : ces absences, par définition, ne font pas l’objet d’une pose au préalable. Toutefois, le salarié doit informer son employeur dans les plus brefs délais (fixés par la convention collective ou le règlement intérieur) et justifier son absence par un certificat médical.

POUR EN SAVOIR PLUS, CONTACTEZ-NOUS