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FIABILISEZ ET ACCÉLÉREZ LA GESTION DES FRAIS ET ORDRES DE MISSION

SIMPLIFIEZ LA SAISIE ET LA GESTION DE VOS FRAIS PROFESSIONNELS

Frais inhérents à un ordre de missions, notes de frais, avances sur frais …, NET’FRAIS gère tous les types de frais professionnels. Il permet d’en maîtriser le processus, de la saisie de la note de frais à son transfert en comptabilité.
Il facilite la saisie des frais pour les collaborateurs, en permettant une saisie à la volée, appelée saisie par justificatif : inutile de se soucier de la date des frais enregistrés, le logiciel fait le tri tout seul. Le collaborateur n’a qu’à saisir le frais et joindre le justificatif numérique.

Réduisez les risques d'erreurs

NET’FRAIS normalise et centralise les saisies et leurs validations, simplifiant de manière significative le travail des services comptables, accélérant le traitement des données et réduisant les risques d’erreur. Garante de l’intégrité des informations, la comptabilité peut ainsi fournir les justifications nécessaires à l’administration fiscale ou à l’URSSAF, en cas de contrôle.

NET’FRAIS est une solution validée et agréée par XÉMÉLIOS.

FIABILISEZ LA GESTION DES NOTES DE FRAIS, EVITEZ LES REDRESSEMENTS

Avec NET’FRAIS c’est tout le processus de gestion des frais professionnels que vous fiabilisez.

En effet, non seulement vous automatisez les calculs, notamment celui du montant de TVA récupérable, et appliquez les barèmes et plafonds qui bloquent la saisie en cas de dépassement. Mais, en plus, vous sécurisez la validation et permettez de mieux contrôler les montants à rembourser, en mettant en place un workflow à plusieurs niveaux (circuit de validation respectant les usages de l’entreprise).

Par ailleurs, NET’FRAIS permet de créer des ordres de missions.

Il vous alerte lorsque les frais enregistrés ne sont pas conformes à ces ordres. Il dématérialise les justificatifs et autres factures de frais, trace toutes les données et permet d’apporter les preuves nécessaires à la justification des notes de frais, évitant ainsi un redressement fiscal ou URSSAF. Enfin, il sécurise le transfert des écritures en comptabilité.

RÉDUISEZ LES DÉLAIS DE TRAITEMENT ET DE REMBOURSEMENT

Un seul outil, un seul processus et un seul format d’échange pour l’ensemble des collaborateurs. Ou comment gagner du temps à tous les niveaux : dans la saisie des frais professionnels, leur transmission et leur contrôle, sur tablette ou smartphone et à tout moment.

Finis les échanges intempestifs avec le service comptabilité. Tous les éléments sont centralisés au même endroit. Il ne reste plus qu’à les vérifier et à les payer !
Et en plus vous accélérez les remboursements pour la plus grande satisfaction de vos employés.

Chrono-animation

Temps de traitement :

divisé par

3

FONCTIONNEMENT DU LOGICIEL DE GESTION DES FRAIS ET MISSIONS

Normez et sécurisez vos saisies

Normalisation de la saisie : saisie à la volée (par justificatif), saisie sur tablette ou smartphone, intégration des spécificités et des référentiels de l’entreprise (masque de saisie personnalisable), choix sur liste des valeurs requises

Enregistrement des frais professionnels : nature des frais, date, motif, montant, moyen de paiement (carte société, carte personnelle, badge télépéage, carte essence …), montant à refacturer, commentaire …

Rattachement automatique à un centre de coût (axe analytique)

Demandes d’avance sur frais

Création et édition des ordres de mission : motif du déplacement, heures de début et fin, lieux de départ et d’arrivée, moyen de transport, liste des frais (hôtel, repas …) ; saisie des frais avec rattachement à l’ordre de mission, contrôle automatique de la cohérence des frais enregistrés ; gestion analytique des ordres de mission par projet …

Gestion multi-devises

Scan des justificatifs par téléphone ; envoi en pièce jointe (factures, relevés …)

Calcul automatisé de la TVA, de la TVA récupérable, des indemnités kilométriques, des montants remboursés, du nombre de tickets restaurant à déduire

Plafonnement automatique des remboursements (repas, hôtel, …), alerte en cas de dépassement des plafonds, acceptation possible de dépassement par un N+1

Edition de la note de frais : impression standardisée du récapitulatif par collaborateur

Accélérez les validations

Notification par email de la ou des personnes devant valider

Contrôle des montants à rembourser : workflow de validation à plusieurs niveaux (validation hiérarchique et / ou en fonction du montant des frais par exemple) ; accord, refus, demande de précisions

Gestion des remboursements aux réels, aux réels avec plafond, au forfait, selon un barème, selon un taux

Mise en règlement

Transfert automatique en comptabilité, comptabilisation sans ressaisie

Suivi analytique des frais par service, par projet …

MAÎTRISEZ VOS FRAIS QUEL QUE SOIT VOTRE PROFIL

A chaque profil son espace et ses fonctionnalités pour gérer les notes de frais :

ESPACE COMPTABILITÉ

Normalisez la saisie des frais professionnels

Centralisez les demandes

Contrôlez et validez les remboursements

Automatisez le calcul de la TVA récupérable et le transfert des écritures comptables

Analyser les dépenses

ESPACE MANAGER

Suivez les dépenses de vos équipes en temps réel

Validez les frais saisis

Maîtrisez le budget « frais professionnels »

Contrôlez les frais engagés par client, projet, … et facilitez-en la refacturation

ESPACE COLLABORATEUR

Maîtrisez la saisie de vos frais

Scannez vos justificatifs et joignez-les en format numérique

Commentez vos dépenses

Suivez le statut de vos frais (en attente de validation, validés, remboursés, comptabilisés) et contrôlez vos remboursements

logo nos up blanc

Simplifiez la gestion des frais professionnels, saisissez-les à la volée et à tout moment (application web disponible h24).

Fiabilisez le processus avec des contrôles et des alertes automatiques

Evitez les risques de redressements dus aux notes de frais

Dématérialisez vos justificatifs

Divisez par 3 les temps de traitement

Accélérez les remboursements

Gagnez en satisfaction collaborateurs

Automatisez le calcul du montant de TVA récupérable et le transfert des écritures comptables

Evitez les ressaisies en comptabilité, réduisez les erreurs

Bénéficiez d’une vision des dépenses par journée, par déplacement ou par analytique

UP’RH, UNE APPLICATION WEB, RESPONSIVE, MOBILE, ET RGPD

portail rh full web

FULL WEB

portail rh responsive

RESPONSIVE

portail rh mobile

MOBILE

portail rh saas

HÉBERGÉ

portail rh rgpd

RGPD

Full web et responsive, UP’RH est disponible 24h sur 24 et accessible depuis n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone connecté à Internet. Il peut être installé chez vous ou hébergé sur les infrastructures de nos partenaires Claranet et Sewan. Ce mode décharge l’entreprise des contraintes informatiques matérielles, d’installation et de montées de version et permet au service RH de se consacrer uniquement à son activité métier.

En adoptant UP’RH vous bénéficiez aussi d’une solution full RGPD Privacy by Design, qui prend en compte la protection des données personnelles dès la conception d’une nouvelle fonctionnalité ou d’un nouveau module.

Comment automatiser la gestion des frais professionnels ?

Les frais professionnels sont des dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle et qui lui sont ensuite remboursées par son employeur. Ce sont par exemple les frais de déplacement, d’hébergement, de restauration, les frais vestimentaires, les frais de documentation et de mise à jour des connaissances professionnelles…

Les frais professionnels ne sont ni soumis aux cotisations sociales, ni intégrés à la rémunération, ils sont donc traités à part du salaire sur le bulletin de paie.

Les remboursements des frais professionnels engagés par les salariés peuvent se faire :

  • au réel : l’employeur rembourse le montant exact de la dépense sur présentation d’un justificatif.
  • au réel avec plafond : selon les catégories de dépenses, l’employeur peut fixer un montant maximum de remboursement (par exemple, plafond de 20 € pour les frais de déjeuner). Dans ce cas, l’employeur rembourse le montant exact de la dépense sur présentation d’un justificatif jusqu’à la valeur définie. Si la dépense dépasse le plafond, l’entreprise ne rembourse que le montant fixé.
  • au forfait : des allocations forfaitaires sont définies par exemple pour le déjeuner lors d’un déplacement, pour l’hébergement ou encore, selon un barème kilométrique pour les frais de déplacement. Dans ce cas, il n’est pas nécessaire de collecter les justificatifs de paiement.

Avant de déployer une solution de gestion des notes de frais, il faut définir les circuits de validation et les règles de gestion à mettre en place.

Il s’agit de déterminer les droits, obligations et interdictions en matière de notes de frais (plafonds de remboursement, barèmes d’indemnisation…) et de choisir qui valide  les demandes (supérieur hiérarchique N, N+1, directeur d’agence, DAF …).

De façon générale, il faut :

  • normer la saisie des notes de frais pour éviter les erreurs
  • automatiser les calculs notamment ceux de la TVA, de la TVA récupérable, des indemnités kilométriques, du nombre de chèques déjeuner à déduire…
  • appliquer les barèmes et les plafonds, et pouvoir opérer un blocage en cas de dépassement (sauf dérogation)
  • paramétrer un circuit d’approbation général pour sécuriser la validation et permettre de mieux contrôler les remboursements à effectuer
  • étudier les cas particuliers et déterminer un circuit d’approbation en cas d’absence d’un ou plusieurs valideurs (par la validation automatique d’un niveau par exemple)
  • centraliser l’enregistrement des justificatifs dématérialisés
  • historiser toutes les données et apporter les preuves nécessaires à la justification des notes de frais, en cas de contrôle fiscal ou URSSAF
  • automatiser le transfert des écritures comptables et éviter les ressaisies
  • maîtriser le budget frais et suivre les dépenses par centre de coût

POUR EN SAVOIR PLUS, CONTACTEZ-NOUS