FIABILISEZ ET améliorez LA GESTION DES FRAIS ET ORDRES DE MISSION

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Simplifiez la saisie et la gestion de vos frais professionnels

Frais inhérents à un ordre de missions, notes de frais, avances sur frais …, NET’NDF gère tous les types de frais professionnels. Il permet d’en maîtriser le processus, de la saisie de la note de frais à son transfert en comptabilité.
Il facilite la saisie des frais pour les collaborateurs en permettant une saisie à la volée, appelée saisie par justificatif : inutile de se soucier de la date des frais enregistrés, le logiciel fait le tri tout seul. Le collaborateur n’a qu’à saisir le frais et joindre le justificatif numérique.
NET’NDF normalise et centralise les saisies et leurs validations, simplifiant de manière significative le travail des services comptables, accélérant le traitement des données et réduisant les risques d’erreur. Garante de l’intégrité des informations, la comptabilité peut ainsi fournir les justifications nécessaires à l’administration fiscale ou à l’URSSAF, en cas de contrôle.

logiciel de gestion des notes de frais
logiciel de gestion des frais professionnels et ordres de mission

Fiabilisez la gestion des notes de frais

Avec NET’NDF c’est tout le processus de gestion des frais professionnels que vous fiabilisez :

  • Il automatise les calculs, notamment celui du montant de TVA récupérable.
  • Il permet d’appliquer les barèmes et plafonds et de bloquer en cas de dépassement.
  • Il sécurise la validation et permet de mieux contrôler les montants à rembourser, en mettant en place un workflow à plusieurs niveaux (circuit de validation respectant les usages de l’entreprise).
  • Il permet de créer des ordres de missions et alerte lorsque les frais enregistrés ne sont pas conformes à ces ordres.
  • Il dématérialise les justificatifs et autres factures de frais.
  • Il permet de tracer toutes les données et d’apporter les preuves nécessaires à la justification des notes de frais, évitant ainsi un redressement fiscal ou URSSAF.
  • Il sécurise le transfert des écritures en comptabilité.

Réduisez les délais de traitement et de remboursement

portail RH de gestion des frais professionnels et ordres de mission

Un seul outil, un seul processus et un seul format d’échange pour l’ensemble des collaborateurs. Ou comment gagner du temps à tous les niveaux : dans la saisie des frais professionnels, leur transmission et leur contrôle, sur tablette ou smartphone et à tout moment.
Finis les échanges intempestifs avec le service comptabilité. Tous les éléments sont centralisés au même endroit. Il ne reste plus qu’à les vérifier et à les payer !
Et en plus vous accélérez les remboursements pour la plus grande satisfaction de vos employés.

Maîtrisez vos frais quel que soit votre profil

A chaque profil son espace et ses fonctionnalités pour gérer les notes de frais :

Espace Comptabilité

  • Normalisez la saisie des frais professionnels
  • Centralisez les demandes
  • Contrôlez et validez les remboursements
  • Automatisez le calcul de la TVA récupérable et le transfert des écritures comptables
  • Analyser les dépenses

Espace Manager

  • Suivez les dépenses de vos équipes en temps réel
  • Validez les frais saisis
  • Maîtrisez le budget « frais professionnels »
  • Contrôlez les frais engagés par client, projet, … et facilitez-en la refacturation

Espace Collaborateur

  • Maîtrisez la saisie de vos frais
  • Scannez vos justificatifs et joignez-les en format numérique
  • Commentez vos dépenses
  • Suivez le statut de vos frais (en attente de validation, validés, remboursés, comptabilisés) et contrôlez vos remboursements

Processus de gestion des frais professionnels et ordres de mission

  • Normalisation de la saisie : saisie à la volée (par justificatif), saisie sur tablette ou smartphone, intégration des spécificités et des référentiels de l’entreprise (masque de saisie personnalisable), choix sur liste des valeurs requises
  • Enregistrement des frais professionnels : nature des frais, date, motif, montant, moyen de paiement (carte société, carte personnelle, badge télépéage, carte essence …), montant à refacturer, commentaire …
  • Rattachement automatique à un centre de coût (axe analytique)
  • Demandes d’avance sur frais
  • Création et édition des ordres de mission : motif du déplacement, heures de début et fin, lieux de départ et d’arrivée, moyen de transport, liste des frais (hôtel, repas …) ; saisie des frais avec rattachement à l’ordre de mission, contrôle automatique de la cohérence des frais enregistrés ; gestion analytique des ordres de mission par projet …
  • Gestion multi-devises
  • Scan des justificatifs par téléphone ; envoi en pièce jointe (factures, relevés …)
  • Calcul automatisé de la TVA, de la TVA récupérable, des indemnités kilométriques, des montants remboursés, du nombre de tickets restaurant à déduire
  • Plafonnement automatique des remboursements (repas, hôtel, …), alerte en cas de dépassement des plafonds, acceptation possible de dépassement par un N+1
  • Edition de la note de frais : impression standardisée du récapitulatif par collaborateur
  • Notification par email de la ou des personnes devant valider
  • Contrôle des montants à rembourser : workflow de validation à plusieurs niveaux (validation hiérarchique et / ou en fonction du montant des frais par exemple) ; accord, refus, demande de précisions
  • Gestion des remboursements aux réels, aux réels avec plafond, au forfait, selon un barème, selon un taux
  • Mise en règlement
  • Transfert automatique en comptabilité, comptabilisation sans ressaisie
  • Suivi analytique des frais par service, par projet …
logo les UP - les avantages

Les atouts d’un logiciel de gestion des ordres de missions et des notes de frais

  • Simplifiez la gestion des frais professionnels, saisissez-les à la volée et à tout moment (application web disponible h24)
  • Fiabilisez le processus avec des contrôles et des alertes automatiques
  • Evitez les risques de redressements dus aux notes de frais
  • Dématérialisez vos justificatifs
  • Divisez par 3 les temps de traitement
  • Accélérez les remboursements
  • Gagnez en satisfaction collaborateurs
  • Automatisez le calcul du montant de TVA récupérable et le transfert des écritures comptables
  • Evitez les ressaisies en comptabilité, réduisez les erreurs
  • Bénéficiez d’une vision des dépenses par journée, par déplacement ou par analytique

UP’RH, une application web, responsive, mobile et RGPD

Full web et responsive, UP’RH est disponible 24h sur 24 et accessible depuis n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone connecté à Internet. Il permet à chacun et à tout instant de personnaliser son espace, de recevoir des notifications emails d’informations ou de relances, de saisir ses demandes de congés, ses notes de frais ...

Full web

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Responsive

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Mobile

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Hébergé

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RGPD

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Le logiciel UP’RH peut être installé chez vous ou hébergé sur les infrastructures de nos partenaires Claranet et Sewan. Ce mode décharge l’entreprise des contraintes informatiques matérielles, d’installation et de montées de version et permet au service RH de se consacrer uniquement à son activité métier.
En adoptant UP’RH vous bénéficiez aussi d’une solution full RGPD Privacy by Design, qui prend en compte la protection des données personnelles dès la conception d’une nouvelle fonctionnalité ou d’un nouveau module.