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GESTION Administrative

RATIONALISEZ LA GESTION DE VOS PROCESSUS RH

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Adaptez votre gestion administrative des RH à vos usages

La gestion administrative est la base de la gestion des ressources humaines. Sans ses informations, les directions des RH ne peuvent rien faire ! Le module NET’GA d’UP’RH assure l’administration des dossiers de tout le personnel (salariés, agents, stagiaires, …) et modélise, selon vos usages, la gestion des processus RH associés : gestion des contrats, permis & habilitations, visites médicales, tickets restaurant, SFT (Supplément Familial de Traitement) …

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Cartographiez vos RH pour automatiser vos processus

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A toutes les étapes du parcours de vie d’un collaborateur dans l’entreprise correspond un processus RH plus ou moins complexe. NET’GA les explicite, les rationalise et les automatise. Il donne au DRH une parfaite maîtrise de ses procédures en termes de flux d’informations, de données à collecter – à diffuser et de personnes impliquées. NET’GA offre une cartographie complète de l’ensemble des ressources humaines de l’entreprise sur laquelle repose l’application de tous ses processus.

Une vision à 360° de ses RH pour respecter les obligations légales

Point de départ de toute bonne gestion des processus RH, le module NET’GA fournit, pour chaque collaborateur / agent, une carte d’identité détaillée, complète et adaptée aux besoins spécifiques et aux usages de l’organisation. Il permet de recueillir facilement toutes les informations du salarié nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise et surtout au respect des obligations légales, réglementaires et administratives. Opter pour un module de gestion administrative de son personnel permet de disposer d’une vue à 360° de ses ressources humaines :

  • Données administratives du collaborateur (état civil, adresse),
  • Informations de carrière (ancienneté, gestion des historiques),
  • Informations contractuelles (statut professionnel, contrat, salaire, primes),
  • Echanges avec l’agent (demandes de renseignements),
  • Alertes et notifications (habilitations, permis, dotations, documents … à renouveler),
  • Documents RH de l’employé (contrats, avenants, …).
  • Expériences professionnelles, diplômes
  • Compétences et habilitations
  • Personnes à charges, personnes à contacter
  • Respect du RGDP, des délais légaux, des obligations du CSE …
Little planet 360 degree sphere. Panorama of aerial view of The Royal Bangkok Sports Club in Ratchadamri district, Bangkok Downtown Skyline. Thailand. Skyscraper buildings in urban city.

Partagez les informations pour suivre les mêmes processus RH

Disposer d’un logiciel de gestion administrative du personnel est un véritable atout pour les RH mais également pour l’ensemble des collaborateurs.

Espace RH

  • Définition des processus
  • Automatisation des processus récurrents
  • Répartition des rôles (contributeurs, valideurs)
  • Diffusion des bonnes pratiques administratives
  • Application et respect des processus légaux et internes
  • Alerte et notification en cas d’oubli ou de manquement
  • Centralisation des données salariées et des documents
  • Recueil et recherche des données facilités
  • Dématérialisation complète dans le respect du RGPD

Espace Manager

  • Meilleure visibilité sur les données professionnelles et personnelles des équipes
  • Répartition des rôles de chacun dans les processus qui impactent ses équipes
  • Veille au respect de l’application des processus
  • Simplification du suivi administratif des demandes de ses équipes

Espace Collaborateur

  • Consultation de son dossier
  • Mise à jour et rectification direct des données
  • Implication dans les processus administratifs
  • Accès direct aux documents administratifs et aux réglementations à respecter
  • Application des règles

Créez vos parcours d’onboarding et d’offboarding

business team meeting in modern start up office and branistorming about new  business plan

Une collaboration réussie est une collaboration menée de bout en bout, depuis l’entrée de l’employé dans l’entreprise jusqu’à sa sortie. Pour ce faire, il est nécessaire de créer des processus qui permettront de définir les actions à entreprendre et les personnes impliquées à chaque étape. NET’GA est là pour accompagner chaque phase des parcours d’onboarding et d’offbaording en indiquant clairement à chacun quel est son rôle. Pour l’intégration d’un nouveau collaborateur, le logiciel rappellera par exemple, au service RH de remplir la déclaration d’embauche, au service communication de fournir le kit d’accueil, au service informatique de mettre à disposition un PC, une imprimante … Il pourra également prévenir le nouvel arrivant de se connecter à son portail personnel et de renseigner les informations demandées. Gage de fidélité et d’implication, une entrée réussie assurera à l’entreprise des collaborateurs plus motivés et disposés à rester plus durablement. Une sortie réussie sera tout aussi bénéfique, puisque l’entreprise pourra compter sur un ambassadeur de choix, à même de promouvoir la marque employeur.

Maîtrisez la gestion de vos visites médicales

Le système d’alerte d’UP’RH permet de ne plus oublier la programmation d’une visite médicale, qu’il s’agisse d’une visite d’embauche, de reprise ou annuelle. Le logiciel fournit un tableau de bord complet pour la gestion des visites médicales. Il récapitule la liste des collaborateurs à jour, ceux dont la visite est programmée et ceux pour qui il faut prendre RDV. Et en cas d’oubli, le logiciel vous relance !

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Gérez le SFT

Dans le secteur public, la gestion du dispositif SFT (Supplément Familial de Traitement) est un casse-tête qui revient tous les ans ! NET’GA aide à collecter et à centraliser les données nécessaires au calcul de ce complément de salaire que l’agent touche en fonction de son nombre d’enfants à charge et du SFT perçu par son conjoint (date de naissance des enfants, certificat de scolarité, situation familiale, profession du conjoint …). En automatisant l’envoi d’emails visant à récupérer les attestations scolaires à jour, NET’GA fait gagner un temps précieux au service RH chaque année.

Optimisez la gestion des tickets restaurants et des chèques cadeaux

CADEAUX

Fini la gestion dans un tableur ! NET’GA remonte automatiquement le nombre de tickets restaurant dont bénéficie chaque employé (interface avec votre logiciel de paie ou de GTA). Le salarié décide ensuite du nombre qu’il souhaite obtenir et NET’GA s’occupe de calculer le solde et de le reporter sur le mois suivant.

Et encore beaucoup d’autres processus …

Les RH doivent répondre à de nombreuses contraintes légales et administratives. Ils ont pour cela besoin de s’appuyer sur des données factuelles et à jour. Le SIRH UP’RH centralise de façon exhaustive l’ensemble des informations dont l’entreprise a besoin pour être en conformité avec la loi mais aussi pour gérer ses processus internes. Connaître le nombre d’enfants à charge, la situation matrimoniale, le métier du conjoint … sont autant de renseignements nécessaires à la vie de l’entreprise pour négocier les contrats de mutuelle ou organiser un arbre de Noël … Un dossier salarié complet couplé à une gestion d’alertes adaptée aux usages de l’entreprise est pour la direction des ressources humaines l’assurance de permis de travail à jour, d’habilitations renouvelées dans les temps, de CACES (Certificat d’Aptitude à la Conduite en Sécurité) mis à niveau conformément au code du travail … Souple et paramétrable, NET’GA va plus loin. Il permet par exemple d’enregistrer les dotations vestimentaires fournies aux collaborateurs (date d’achat, taille, pointure …) et de savoir quand les renouveler ou encore d’en demander la restitution au moment du départ d’un employé. NET’GA est capable de gérer autant de processus qu’il y a de spécificités dans une entreprise telles que le versement des acomptes de salaire, la gestion des sommes versées au titre de l’intéressement, les demandes de documents aux services RH (attestation, justificatif …) …

logo les UP - les avantages

Les atouts d’une gestion administrative des processus RH

  • Evitez les ruptures d’activité en anticipant les renouvellements (habilitations, permis de travail, CACES …)
  • Optimisez le suivi des événements RH (fin de contrats, période d’essai …)
  • N’oubliez plus les visites médicales
  • Répondez à vos obligations légales
  • Centralisez toutes vos données : vue à 360° du dossier personnel
  • Automatisez la gestion de vos processus administratifs
  • Editez tous vos documents RH grâce au moteur de publipostage d’UP’RH
  • Facilitez vos recherches : interrogez tous les champs de la fiche salariée
  • Bénéficiez d’alertes sur mesure
  • Facilitez le paramétrage et l’import des collaborateurs grâce à l’intégration des normes DSN (Déclaration Sociale Nominative)
  • Adaptez l’usage à votre organisation (paramétrage orienté usage et métiers)
  • Dématérialisez tous vos processus administratifs dans le respect du RGPD

UP’RH, une application web, responsive, mobile et RGPD

Full web et responsive, UP’RH est disponible 24h sur 24 et accessible depuis n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone connecté à Internet. Il permet à chacun et à tout instant de personnaliser son espace, de recevoir des notifications emails d’informations ou de relances, de saisir ses demandes de congés, ses notes de frais ...

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Hébergé

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Le logiciel UP’RH peut être installé chez vous ou hébergé sur les infrastructures de nos partenaires Claranet et Sewan. Ce mode décharge l’entreprise des contraintes informatiques matérielles, d’installation et de montées de version et permet au service RH de se consacrer uniquement à son activité métier.
En adoptant UP’RH vous bénéficiez aussi d’une solution full RGPD Privacy by Design, qui prend en compte la protection des données personnelles dès la conception d’une nouvelle fonctionnalité ou d’un nouveau module.