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Signature électronique

SIMPLIFIEZ VOS PROCEDURES DE SIGNATURE ET REDUISEZ VOS DELAIS ET COUTS DE TRAITEMENT

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Une solution fiable et pérenne

NET’SIGNATURE est un module d’UP’RH permettant la gestion complète du processus de signature dématérialisée à valeur probante, des documents générés et émis par votre service des ressources humaines en apportant toutes les garanties réglementaires, de traçabilité et d’archivage légal.
Afin d’offrir la meilleure qualité de service et toutes garanties, Arketeam a retenu un partenaire expert, pérenne et reconnu : UNIVERSIGN.

logiciel de gestion de signature électronique des documents

Respectez les obligations légales en matière de signature électronique

NET’SIGNATURE donne une valeur légale à tous vos documents signés électroniquement dans le respect du règlement eIDAS (electronic IDentification, Authentification and trust Services).
Depuis juillet 2016, le règlement eIDAS fixe les critères à respecter pour qu’un procédé de signature électronique soit valide au sein de l’Union Européenne (Exemple : Tiers de confiance certifié par l’ANSSI).

Processus de signature électronique

SIGNATURE
  • Sélection multiple des documents
  • Notification par mail d’un document à signer
  • Signature électronique sur PC, tablettes, smartphones … :
    • en masse par l’autorité émettrice
    • à l’unité par un tiers
    • acceptation des conditions générales en ligne
    • saisie d’un numéro de portable pour obtention du code confidentiel
  • Respect des circuits de validation :
    • niveaux de responsabilité des signataires
    • ordre des signatures
  • Réception du document signé des 2 parties en pièce jointe
  • Confirmation par mail du bon déroulement du processus.
  • Horodatage des documents signés (non modifiables)
  • Valeur probante des documents (partenariat Universign, tiers de confiance certifié par l’ANSSI)

Réduisez les coûts et délais de traitement des documents

En dématérialisant tout le processus de validation des documents RH, vous diminuez considérablement les temps de traitement ainsi que les frais liés à l’impression et à l’envoi postal. De plus, vous sécurisez vos circuits de transmission. Un document dématérialisé ne peut se perdre puisqu’il est tracé et horodaté.

Terminées les impressions et les manipulations liées aux échanges de documents telles que la mise sous pli ou l’affranchissement !

Organisation de la signature électronique

En fonction de la nature et de l’origine des documents, NET’SIGNATURE permet d’instancier différents circuits de signature en intégrant les niveaux de responsabilités des signataires, leurs rôles, l’ordre des signatures, les délégations…

NET'SIGNATURE signe tous les documents :

  • Qu’ils soient internes à l’application UP’RH ou externes
  • Qu’il s’agisse d’images JPG, de fichiers XML, Word, Excel ou de documents PDF

Activation de la mise en signature électronique

De manière unitaire, à la demande ou en masse de manière automatisée, NET’SIGNATURE affiche la liste des documents à signer.
Pour chacun d’entre eux, il initie le circuit de signature ad hoc en traçant toutes les actions et en identifiant les contributeurs à ce processus.
dématérialisation des documents et signature électronique dématérialisée

Modalités de signature

En fonction du circuit de signature, les signataires sont informés par mail, SMS ou message interne à l’application, que des documents sont soumis à leur signature électronique.
Les signatures peuvent se faire en masse pour les émetteurs de documents et unitairement par les destinataires qui peuvent signer au travers d’une interface Web depuis un poste de travail, une tablette ou un smartphone.
L’ensemble des fonctionnalités de signature électronique sont accessibles par cette interface multimédia et en tous lieux, offrant ainsi un très haut niveau de mobilité.

Suivi des documents signés électroniquement

Les documents signés électroniquement sont horodatés et donc non modifiables. Ils sont stockés dans les applications d’origine ou dans une GED tierce.
De son côté, notre partenaire UNIVERSIGN offre toutes les certifications conformes aux dispositions européennes en vigueur en termes de sécurité, traçabilité et pérennité.
logo les UP - les avantages

Les atouts d’un logiciel de signature électronique

  • Dématérialisez et signez vos documents (images JPG, fichiers XML, Word, Excel et documents PDF)
  • Gagnez en efficacité et réduisez vos délais en limitant au maximum les opérations de traitement : transfert par mail, impression, mise sous pli, oblitération …
  • Donnez une valeur légale à tous vos documents électroniques
  • Authentifiez et sécurisez vos échanges (ne perdez plus de documents)
  • Diminuez les coûts d’impression et d’expédition des documents
  • Intégrez une signature visuelle à vos documents PDF
  • Garantissez l’identité du signataire et la non-altération des fichiers transmis
  • Respectez le règlement eIDAS (electronic IDentification, Authentification and trust Services)
  • Suivez en temps réel les processus de signature, tracez toutes les actions et leurs contributeurs

UP’RH, une application web, responsive, mobile et RGPD

Full web et responsive, UP’RH est disponible 24h sur 24 et accessible depuis n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone connecté à Internet. Il permet à chacun et à tout instant de personnaliser son espace, de recevoir des notifications emails d’informations ou de relances, de saisir ses demandes de congés, ses notes de frais ...

Full web

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Responsive

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Mobile

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Hébergé

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RGPD

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Le logiciel UP’RH peut être installé chez vous ou hébergé sur les infrastructures de nos partenaires Claranet et Sewan. Ce mode décharge l’entreprise des contraintes informatiques matérielles, d’installation et de montées de version et permet au service RH de se consacrer uniquement à son activité métier.
En adoptant UP’RH vous bénéficiez aussi d’une solution full RGPD Privacy by Design, qui prend en compte la protection des données personnelles dès la conception d’une nouvelle fonctionnalité ou d’un nouveau module.